Tra i molteplici strumenti e servizi che creano una customer experience innovativa, rinnovata ed unica nel suo genere si parla sempre con più frequenza del documento dinamico (o Living Document o Documento Parlante come molti preferiscono chiamarlo).

Per capire però il suo reale valore è necessario valutarlo attraverso una corretta visione dell’oggetto da due punti di vista diversi, quello del cliente utilizzatore e quello dell’azienda che lo trasmette.

Dal punto di vista del cliente, un documento dinamico è un’esperienza totalmente nuova e dinamica che offre una lettura completamente nuova e coinvolgente grazie ad un layout accattivante, icone e loghi riconoscibili e dati visualizzabili in maniera ottimizzata.

Dal punto di vista dell’azienda, un documento dinamico è un punto di contatto fondamentale con il cliente, che combina dati e una gamma di opzioni per tutti coloro che sono coinvolti nella sua realizzazione e utilizzazione: dagli sviluppatori software al personale IT fino agli stessi clienti che lo leggono. Il software lavora con i dati e risponde ad essi in modo intelligente, questo viene prodotto in modo ogni volta diverso, con infinite possibilità di progettazione e molteplici opzioni di consegna.

Per definire in modo esatto il documento dinamico dal punto di vista dell'esperienza del cliente, dobbiamo partire dall'appeal visivo. Un'immagine talvolta può valere più di mille parole, una grafica potente potrebbe valere milioni di dollari. È risaputo che i clienti hanno un rapporto sempre più stretto con le immagini d’altronde viviamo nell'era degli emoji e del meme ed il consumo di media visivi tende a raddoppiare, o addirittura triplicare, ogni anno. Queste informazioni ci dicono molto sui consumatori.

Le persone non sono attratte dalle immagini solo perché sono più facili da consumare, ma al contrario queste catturano l'attenzione dello spettatore e forniscono informazioni condensate che hanno un impatto di vasta portata. La grafica per i clienti ha un linguaggio a sé stante. Se ci pensiamo bene questa è solo una parte di ciò che l’interattività significa nel contesto di un documento dinamico.

Per elaborare un documento dinamico c’è una vasta gamma di opzioni ed un sistema di creazione agile e potente. Inoltre questo sistema riesce a coprire qualsiasi esigenza dei clienti, anche la più complessa.

Hai bisogno di un flusso di documenti da consegnare a centinaia, migliaia o milioni di migliaia di clienti? Ci sono soluzioni per consegnare qualsiasi quantità, oltre a funzionalità per l'invio di corrispondenza totalmente personalizzata.

Più le comunicazioni sono coinvolgenti ed interattive, più ti è possibile sfruttare le loro potenzialità. Forniscono per esempio una conversazione bidirezionale: le risorse selezionabili all'interno del documento tengono traccia delle preferenze dei clienti e si adattano a ciò su cui fanno clic (e cosa no).

Un documento dinamico è un sistema veramente intelligente, in grado di creare una relazione bidirezionale ed innovativa con i tuoi clienti. Perché se da un lato rendi interattiva la tua comunicazione, facilitando la comprensione delle informazioni riportate, dall’altro ricevi interessanti input sulle sue preferenze, indirizzando le tue strategie future. Non solo in termini di contenuti ma anche di dispositivo utilizzati, di momenti in cui il documento viene visualizzato, il tempo trascorso sulle varie sezioni e molto altro ancora.

Per usufruire al meglio di questo strumento potente ti forniamo alcuni consigli.

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Gestione dei diversi modelli di Documento Dinamico.

Per alcune aziende la necessità di realizzare documenti dinamici è superiore a cinquanta diversi tipi di documenti per cliente. Anche con una clientela di dimensioni medie, le aziende potrebbero avere difficoltà a gestire i tanti modelli di documenti dinamici. Su questo aspetto avere una piattaforma di collaboration per la necessità di gestire differenti template di comunicazione mantenendo il controllo della compliance in modo semplice ed efficiente è assolutamente ideale.

Esistono modi per ridimensionare questi progetti di documenti anche per clienti con dati molto complessi. La strategia giusta è davvero la più semplice: aggrega i tuoi dati, i componenti del modello, le regole del modello legate a normative o vincoli e tutte le altre necessità di comunicazione con i clienti in un'unica piattaforma di gestione dei modelli. Da qui metti in pratica le seguenti best practice:

1. DEFINISCI DENOMINAZIONI E CATEGORIE

La creazione di una strategia di denominazione delle diverse tipologie è il primo passo per organizzare i documenti dinamici. La definizione delle categorie trasforma gli elementi casuali in una cassetta degli attrezzi. La classificazione dei tipi di documenti può persino aiutare le aziende a classificare i clienti e fornire le comunicazioni più adatte a ciascuno di loro. Sviluppare, pubblicare e aderire a uno schema di denominazione per tutti i modelli di documento.

2. INSERIMENTO DEI MODELLI NELLE CARTELLE

La ridondanza è uno dei problemi più comuni affrontati nella gestione dinamica dei modelli di documenti. Spesso nel tempo sono stati creati così tanti modelli che le aziende ignorano semplicemente i duplicati persistenti. Diventa difficile sapere quale versione del modello è la più aggiornata e quale deve essere eliminata. L'utilizzo di cartelle per raggruppare modelli o categorie di modelli simili ti dà la possibilità di distinguere le versioni più recenti da quelle datate, i duplicati da quelli simili e organizzarli di conseguenza controllando semplicemente la versione.

3. AGGIORNARE LE VERSIONI IN CASO DI CAMBIO LOGO O LAYOUT

I sistemi di creazione di documenti dinamici consentono alle organizzazioni di aggiornare il marchio per l'intera libreria di modelli tramite un modello principale. L'obiettivo è eliminare la necessità di analisi in modo che il vecchio marchio non venga mescolato con il nuovo. Da un'unica posizione puoi aggiornare i colori, i loghi e le lettere, anche i dettagli di formattazione, di tutto ciò che verrà inviato. Ora offri un messaggio aziendale unificato, assicurandoti che il marchio sia coerente su tutta la gamma di documenti consegnati.

4. ADATTA LE VERSIONI

Le informazioni e le preferenze del cliente cambiano con il tempo, quindi mentre il modello principale è necessario strutturarlo in maniera standard, le comunicazioni interne dovranno essere accattivanti e, soprattutto, individuali. I sistemi di documenti dinamici includono funzionalità di modifica dei modelli sia individuali che globali. È inoltre possibile aggiungere funzioni ai documenti interattivi per tenere traccia delle informazioni sui clienti in modo che gli utenti possano modificare determinati elementi in qualsiasi momento.

Per scoprire tutti questi aspetti e sfruttare al massimo le potenzialità del documento dinamico, noi di PRT ti mettiamo a disposizione competenza, conoscenza e Sm@rt Document il nostro documento dinamico in grado di adattarsi e strutturarsi in base alle tue esigenze.